Utile

Sfaturi pentru a gestiona mai ușor contabilitatea firmei tale

by webeditor June 18, 2021 0 comments

Legislația financiară din România stipulează foarte clar faptul că societățile comerciale sunt obligate atât să-și înregistreze operațiunile economico-financiare, cât și să prezinte documente doveditoare, fie pe suport fizic, fie pe hârtie. În aceste condiții merită cu siguranță să-ți ușurezi pe cât posibil gestionarea banilor, dar și a documentelor. Descoperă din cele ce urmează ce soluții ai la dispoziție!

Gestionarea electronică a documentelor

Duse sunt zilele când documentele contabile erau neapărat înregistrate sub formă fizică pe hârtie. Acum, gestionarea acestora poate fi mult mai simplă și mai rapidă datorită programelor de facturare electronică. Indiferent că ești manager sau contabil, un program de facturare se va dovedi un instrument de lucru deosebit de util, grație operațiunilor multiple pe care acesta le poate îndeplini. Printre cele mai importante astfel de funcționalități putem enumera emiterea de facturi sau alte documente de natură contabilă, furnizarea informațiilor despre clienți și produse, întocmirea registrelor sau chiar monitorizarea încasărilor.

Înainte de a alege un furnizor pentru acest serviciu, asigură-te că software-ul va fi prompt și foarte bine organizat, dar și că are implementate măsuri de siguranță, confidențialitate și  accesibilitate atât prin telefon și tabletă, nu doar computer. Nu în ultimul rând, acest soft trebuie să beneficieze și de un backup bun. Nu ezita să cercetezi piața înainte de a te decide asupra unei soluții ERP potrivite pentru afacerea ta.

Modalități rapide și automate de procesare a banilor

Indiferent de specificul afacerii tale, fie că vorbim de bănci, birouri contabile, restaurante, hoteluri sau magazine, vei avea nevoie de soluții care să ușureze procesul de verificare a banilor și de numărare. Astfel, ai putea decide să investești într-un echipament destinat procesării numerarului.

Alege cu grijă modelul și ține minte că viteza de procesare va fi diferită în funcție de model. Unele aparate pot procesa aproximativ 500 de bancnote pe minut, iar altele chiar și 1850. Ia în calcul și modalitățile de procesare necesare, precum sortarea, verificarea și numărarea, nu doar volumul maxim de numărare. Dacă vrei să te asiguri că nu vei fi victima unei înșelătorii, nu ezita să achiziționezi modele ce prezintă lămpi cu raze ultraviolete ce sunt folosite la detectarea bancnotelor deteriorate și lipite sau false. Acestea vor fi prevăzute și cu senzori pentru avertizare sonoră.

Soluții moderne de arhivare

Nu uita nici că orice entitate economică trebuie să se asigure și că beneficiază de un sistem de arhivare corespunzător. Chiar dacă arhivarea electronică începe să fie din ce în ce mai populară și la noi în țară, multe afaceri operează încă arhivarea pe hârtie. Totuși, există anumite reguli ce trebuie îndeplinite, indiferent de metoda de arhivare:

• Locul de arhivare trebuie neapărat să fie pe teritoriul României, singura excepție fiind făcută în cazul facturilor transmise și primite cu ajutorul mijloacelor electronice;
• Se pot arhiva în mod electronic cele mai des folosite documente contabile, de exemplu chitanța, factura, bonul, fiscal, bonul de consum, ordinul de plată, dispoziția de plată, nota de intrare-recepție și borderoul de achiziție.

Este absolut necesar ca orice afacere să înregistreze și să gestioneze în mod corect documentele contabile, deoarece doar pe baza acestora vei putea stabili nivelul de performanță economică. De asemenea, în lipsa acestor documente nu se vor putea calcula taxele și impozitele către stat. Nu în ultimul rând, aceste documente mai sunt necesare și pentru calcularea dividendelor.

Dacă vrei să ai o afacere profitabilă, nu ezita să investești în soluții de încredere!